Nghị định số 370/2025/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 1/1/2026, quy định cụ thể nguyên tắc xác định số lượng cấp phó trong các cơ quan, tổ chức sau hợp nhất, sáp nhập, nhằm bảo đảm tinh gọn bộ máy và hoạt động hiệu lực, hiệu quả.

Nguyên tắc xác định số lượng cấp phó

Theo Nghị định, số lượng cấp phó trong một tổ chức trực thuộc không vượt quá số lượng cấp phó của tổ chức cấp trên trực tiếp. Đối với các cơ quan, tổ chức cùng cấp, đơn vị không có tổ chức bên trong thì số lượng cấp phó không vượt quá đơn vị cùng cấp có tổ chức bên trong.

Tại thời điểm sắp xếp tổ chức bộ máy nhà nước, số lượng cấp phó có thể cao hơn quy định. Tuy nhiên, chậm nhất sau 5 năm kể từ ngày quyết định sắp xếp có hiệu lực, các cơ quan, đơn vị phải thực hiện đúng số lượng cấp phó theo quy định.

1- Người đứng đầu, cấp phó của người đứng đầu sở

a) Người đứng đầu sở thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh (giám đốc sở) do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh bổ nhiệm, chịu trách nhiệm trước Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và trước pháp luật về thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của sở theo quy chế làm việc và phân công của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.

b) Cấp phó của người đứng đầu sở thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh (phó giám đốc sở) do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh bổ nhiệm theo đề nghị của giám đốc sở, giúp giám đốc sở thực hiện một hoặc một số nhiệm vụ cụ thể do giám đốc sở phân công và chịu trách nhiệm trước giám đốc sở và trước pháp luật về thực hiện nhiệm vụ được phân công. Khi giám đốc sở vắng mặt, một phó giám đốc sở được giám đốc sở ủy quyền thay giám đốc sở điều hành các hoạt động của sở. Phó giám đốc sở không kiêm nhiệm người đứng đầu tổ chức, đơn vị thuộc và trực thuộc sở, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

2- Số lượng phó giám đốc sở

a) Số lượng phó giám đốc sở được bố trí bình quân 3 người/sở;

b) Các sở thực hiện hợp nhất, sáp nhập khi thực hiện hợp nhất, sáp nhập 2 đơn vị hành chính cấp tỉnh thì số lượng phó giám đốc sở được tăng thêm 1 người hoặc khi thực hiện hợp nhất, sáp nhập 3 đơn vị hành chính cấp tỉnh thì số lượng phó giám đốc sở được tăng thêm 2 người so với số lượng phó giám đốc sở quy định tại mục 2a;

c) Trường hợp sở thực hiện hợp nhất, sáp nhập theo quyết định của cấp có thẩm quyền thì số lượng phó giám đốc sở sau hợp nhất, sáp nhập được tăng thêm 1 người;

d) Trường hợp sở thực hiện hợp nhất, sáp nhập theo quyết định của cấp có thẩm quyền và tiếp tục thực hiện hợp nhất, sáp nhập khi thực hiện hợp nhất, sáp nhập 2 đơn vị hành chính cấp tỉnh thì số lượng phó giám đốc sở được tăng thêm 2 người hoặc hợp nhất, sáp nhập 3 đơn vị hành chính cấp tỉnh thì số lượng phó giám đốc sở được tăng thêm 3 người so với số lượng phó giám đốc sở quy định tại mục 2a ở trên;

đ) Trường hợp các sở đặc thù không thực hiện hợp nhất, sáp nhập khi thực hiện hợp nhất, sáp nhập đơn vị hành chính cấp tỉnh thì số lượng phó giám đốc sở thực hiện theo quy định tại mục 2a ở trên;

e) Đối với thành phố Hà Nội và Thành phố Hồ Chí Minh: Ngoài tổng số lượng phó giám đốc theo quy định tại điểm a, b, c, d mục 2 thì được tăng thêm không quá 10 phó giám đốc;

g) Căn cứ vào tiêu chí, nguyên tắc xác định số lượng cấp phó quy định tại nghị định này, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xác định tổng số lượng cấp phó của cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc phạm vi quản lý và quyết định số lượng cấp phó cụ thể của từng cơ quan, tổ chức, đơn vị theo thẩm quyền.

3- Số lượng phó trưởng phòng chuyên môn, nghiệp vụ thuộc sở

a) Phòng thuộc sở có dưới 10 biên chế công chức được bố trí 1 phó trưởng phòng; có từ 10 đến 14 biên chế công chức được bố trí không quá 2 phó trưởng phòng; có từ 15 biên chế công chức trở lên được bố trí không quá 3 phó trưởng phòng;

b) Các phòng thực hiện hợp nhất, sáp nhập khi thực hiện hợp nhất, sáp nhập các sở theo quy định tại điểm b, c, d mục 2 ở trên thì số lượng phó trưởng phòng được tăng thêm như điều chỉnh đối với số lượng phó giám đốc sở quy định tại điểm b, c, d mục 2 so với số lượng phó trưởng phòng của phòng có số lượng cấp phó cao nhất được xác định theo quy định tại điểm a mục 3.

4- Số lượng phó chánh văn phòng sở được thực hiện như quy định tại mục 3.

5- Số lượng phó chi cục trưởng thuộc sở

a) Chi cục thuộc sở có từ 1 đến 3 phòng và tương đương được bố trí 1 phó chi cục trưởng; không có phòng hoặc có từ 4 phòng và tương đương trở lên được bố trí không quá 2 phó chi cục trưởng;

b) Các chi cục thực hiện hợp nhất, sáp nhập khi thực hiện hợp nhất, sáp nhập các sở theo quy định tại điểm b, c, d mục 2 thì số lượng phó chi cục trưởng được tăng thêm như đối với phó trưởng phòng theo quy định tại điểm b mục 3.

6- Số lượng phó trưởng phòng thuộc chi cục thuộc sở áp dụng theo quy định tại điểm a mục 3.

Các phòng thuộc chi cục thuộc sở thực hiện hợp nhất, sáp nhập cùng với việc hợp nhất, sáp nhập sở theo quy định tại điểm b, c, d mục 2 thì số lượng phó trưởng phòng thuộc chi cục thuộc sở sau hợp nhất, sáp nhập được tăng thêm như điều chỉnh đối với số lượng phó giám đốc sở quy định tại điểm b, c, d mục 2 so với số lượng phó trưởng phòng của phòng có số lượng cấp phó cao nhất được xác định theo quy định tại điểm a mục 3.

Phòng chuyên môn cấp xã có con dấu, tài khoản riêng theo quy định
Nghị định số 370/2025/NĐ-CP cũng sửa đổi, bổ sung khoản 1 Điều 11 Nghị định số 150/2025/NĐ-CP quy định về vị trí và chức năng của phòng chuyên môn cấp xã.

Theo quy định mới, phòng là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp xã. Phòng có con dấu và tài khoản riêng theo quy định của pháp luật để thực hiện nhiệm vụ được giao; thực hiện chức năng tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp xã quản lý nhà nước về ngành, lĩnh vực ở địa phương theo quy định của pháp luật”.

Quy định về trưởng phòng và phó trưởng phòng thuộc Ủy ban nhân dân cấp xã 
Nghị định quy định người đứng đầu phòng thuộc Ủy ban nhân dân cấp xã (trưởng phòng) do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã bổ nhiệm, chịu trách nhiệm trước Ủy ban nhân dân cấp xã, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã và trước pháp luật về thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của phòng.

Cấp phó của người đứng đầu phòng thuộc Ủy ban nhân dân cấp xã (phó trưởng phòng) là người giúp trưởng phòng chỉ đạo một số mặt công tác và chịu trách nhiệm trước trưởng phòng về nhiệm vụ được phân công. Khi trưởng phòng vắng mặt, phó trưởng phòng được trưởng phòng ủy quyền điều hành các hoạt động của phòng.

Số lượng phó trưởng phòng

a) Số lượng phó trưởng phòng được tính trên nguyên tắc bình quân 2 cấp phó/phòng.

b) Căn cứ quy định trên và số lượng phòng chuyên môn được thành lập, Ủy ban nhân dân cấp xã quyết định cụ thể số lượng phó trưởng phòng của từng phòng chuyên môn thuộc phạm vi quản lý.