UBND tỉnh Hà Tĩnh vừa ban hành Kế hoạch số 615/KH-UBND ngày 10/09/2026 triển khai thực hiện Quyết định số 76/QĐ-TTg ngày 12/1/2026 của Thủ tướng Chính phủ, nhằm tạo lập tài liệu lưu trữ dự phòng đối với những tài liệu lưu trữ vĩnh viễn có nguy cơ hư hỏng đang được bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh

Kế hoạch nhằm tạo lập tài liệu lưu trữ dự phòng đối với tài liệu lưu trữ vĩnh viễn có nguy cơ bị hỏng đang được bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh bằng công nghệ tiên tiến, hiện đại; bảo đảm toàn vẹn, độ tin cậy, chính xác của thông tin so với tài liệu gốc, đồng thời tạo điều kiện khai thác, sử dụng kịp thời trong trường hợp tài liệu gốc bị mất, hư hỏng, không sử dụng được hoặc không thể tiếp cận.

Theo kế hoạch, trong năm 2026, tỉnh tập trung tuyên truyền, phổ biến Quyết định số 76/QĐ-TTg và các văn bản hướng dẫn thực hiện trên Cổng Thông tin điện tử tỉnh, trang thông tin điện tử của các cơ quan, đơn vị và các phương tiện thông tin đại chúng phù hợp; đồng thời lồng ghép nội dung tuyên truyền trong các hội nghị, tập huấn. Sở Nội vụ là cơ quan chủ trì, phối hợp với các cơ quan, đơn vị, địa phương triển khai thực hiện.

Một nhiệm vụ quan trọng được triển khai trong giai đoạn 2026-2027 là rà soát, thống kê, lựa chọn và lập danh mục tài liệu lưu trữ thuộc diện lưu trữ dự phòng. Đối tượng gồm tài liệu lưu trữ vĩnh viễn có nguy cơ bị hỏng đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh, trong đó có tài liệu giấy và tài liệu trên vật mang tin khác có dấu hiệu nhạt màu, đổi màu, rách, thủng lỗ, mục, giòn, mờ chữ nhưng vẫn còn khả năng đọc được thông tin; tài liệu điện tử có công nghệ tạo lập lạc hậu, có khả năng bị thay thế hoặc có nguy cơ không sử dụng, không xác thực được. Việc lựa chọn được thực hiện theo hồ sơ, không lựa chọn từng tài liệu đơn lẻ.

Trên cơ sở danh mục được lập, tỉnh sẽ triển khai số hóa tài liệu lưu trữ trong giai đoạn 2026-2033. Phạm vi số hóa gồm tài liệu lưu trữ giấy và tài liệu lưu trữ trên vật mang tin khác thuộc danh mục tài liệu lưu trữ dự phòng được phê duyệt. Trước khi số hóa, tài liệu phải được chỉnh lý; sản phẩm số hóa phải bảo đảm chất lượng, đáp ứng yêu cầu theo quy định, đồng thời tạo lập đầy đủ, chính xác dữ liệu chủ của tài liệu số hóa.

Định kỳ ngày 15/12 hằng năm, Sở Nội vụ (Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh) thực hiện bàn giao sản phẩm số hóa cho Bộ Nội vụ (Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước) để tạo lập tài liệu lưu trữ dự phòng. Tài liệu số hóa và dữ liệu chủ được bàn giao theo từng phông, công trình hoặc sưu tập lưu trữ, thực hiện theo hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. Nhiệm vụ bàn giao được thực hiện trong giai đoạn từ năm 2027 đến hết năm 2033.

Kinh phí thực hiện kế hoạch được bố trí từ ngân sách nhà nước trong dự toán ngân sách hằng năm của địa phương theo phân cấp ngân sách hiện hành; đồng thời được lồng ghép trong các chương trình, dự án, đề án có liên quan theo quy định.

Sở Nội vụ được giao chủ trì, phối hợp với các cơ quan, đơn vị liên quan chỉ đạo Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh tổ chức triển khai các nhiệm vụ, bảo đảm tiến độ, chất lượng, tiết kiệm, hiệu quả; kiểm tra, giám sát việc thực hiện lưu trữ dự phòng. Hằng năm, Sở Nội vụ chỉ đạo xây dựng dự toán kinh phí, tổ chức nghiệm thu, thanh quyết toán theo quy định; phối hợp với Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước kiểm tra, đánh giá chất lượng sản phẩm số hóa trước khi bàn giao. Trước ngày 15/12 hằng năm, Sở Nội vụ tổng hợp, báo cáo kết quả thực hiện kế hoạch với UBND tỉnh và Bộ Nội vụ. Sở Tài chính có trách nhiệm trên cơ sở đề xuất của Sở Nội vụ, tham mưu cấp có thẩm quyền phương án cân đối, bố trí kinh phí thực hiện phù hợp với quy định của pháp luật và khả năng cân đối ngân sách.

Việc triển khai kế hoạch góp phần bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ, chủ động phòng ngừa nguy cơ mất mát, hư hỏng tài liệu có giá trị; đồng thời từng bước hình thành nguồn tài liệu lưu trữ dự phòng, phát triển cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ, phục vụ yêu cầu ứng dụng khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số trong lĩnh vực lưu trữ. Qua đó, nâng cao hiệu quả quản lý, khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ; bảo đảm khả năng tiếp cận thông tin phục vụ hoạt động chỉ đạo, điều hành, nghiên cứu khoa học, giáo dục, phát triển kinh tế - xã hội và nhu cầu chính đáng của tổ chức, cá nhân.

Chi tiết văn bản tại file đính kèm./.