Nhằm giảm phiền hà cho người dân và nâng cao hiệu quả cải cách thủ tục hành chính, Sở Tư pháp tỉnh Hà Tĩnh vừa có văn bản đề nghị các cơ quan, đơn vị, địa phương chấn chỉnh tình trạng lạm dụng yêu cầu nộp bản sao có chứng thực hoặc bản sao từ sổ gốc khi tiếp nhận hồ sơ.

Thời gian qua, với nhiệm vụ tham mưu quản lý nhà nước về lĩnh vực chứng thực, Sở Tư pháp đã tham mưu UBND tỉnh ban hành các Văn bản chỉ đạo triển khai thực hiện nghiêm túc quy định của pháp luật và chỉ đạo của Chính phủ, của UBND tỉnh. Đồng thời, Sở Tư pháp đã ban hành các Văn bản1 để tăng cường quản lý nhà nước, hướng dẫn khó khăn, vướng mắc và chấn chỉnh hoạt động chứng thực nói chung, việc lạm dụng yêu cầu nộp bản sao có chứng thực, bản sao cấp từ sổ gốc hoặc từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử nói riêng. Vì vậy, công tác chứng thực ngày càng đi vào nề nếp, các cơ quan, đơn vị, địa phương đã chỉ đạo thực hiện có hiệu quả Nghị định số 23/2015/NĐ-CP2 ; Chỉ thị số 17/CT-TTg3 và Chỉ thị số 17/CT-UBND4 .
Tuy nhiên, qua công tác kiểm tra và tiếp nhận phản ánh, tại một số cơ quan, đơn vị, địa phương và đặc biệt là các cơ sở giáo dục, vẫn còn tồn tại tình trạng yêu cầu người dân nộp bản sao có chứng thực hoặc bản sao từ sổ gốc khi thực hiện thủ tục hành chính.Đáng chú ý, có nơi còn không chấp nhận bản sao có chứng thực giấy khai sinh mà yêu cầu người dân phải nộp bản sao trích lục từ sổ gốc. Việc này không chỉ gây tốn kém chi phí, thời gian cho người dân mà còn làm gia tăng áp lực, quá tải cho UBND cấp xã trong hoạt động chứng thực.

Để khắc phục tình trạng trên, Sở Tư pháp đề nghị Sở Giáo dục và Đào tạo cùng UBND các xã, phường tập trung thực hiện một số giải pháp trọng tâm:

Thứ nhất, chấn chỉnh ngay việc tiếp nhận hồ sơ tại các cơ sở giáo dục thuộc thẩm quyền quản lý: Trường hợp pháp luật quy định nộp bản sao thì cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tiếp nhận bản sao, không được yêu cầu bản sao có chứng thực nhưng có quyền yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu. Người đối chiếu có trách nhiệm xác nhận tính chính xác của bản sao so với bản chính. Vì vậy, các cơ sở giáo dục chỉ được yêu cầu người dân nộp bản sao từ sổ gốc hoặc bản sao có chứng thực khi không có bản chính để đối chiếu; không được từ chối tiếp nhận bản sao có chứng thực, trừ trường hợp có căn cứ xác định giấy tờ đó là giả mạo, không hợp lệ.

Thứ hai, chỉ đạo các phòng chuyên môn, đơn vị liên quan, bộ phận tiếp nhận hồ sơ khi thực hiện tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính, trường hợp pháp luật quy định nộp bản sao thì có trách nhiệm tiếp nhận bản sao, yêu cầu người dân xuất trình bản chính để đối chiếu và có trách nhiệm xác nhận tính chính xác của bản sao so với bản chính, không được yêu cầu người dân nộp bản sao có chứng thực hoặc bản sao từ sổ gốc.

Thứ ba, tăng cường tuyên truyền, phổ biến, quán triệt và thực hiện nghiêm túc Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực hợp đồng, giao dịch; Chỉ thị số 17/CT-TTg ngày 20/6/2014 của Thủ tướng Chính phủ về một số biện pháp chấn chỉnh tình trạng lạm dụng yêu cầu nộp bản sao có chứng thực đối với giấy tờ, văn bản khi thực hiện thủ tục hành chính và Chỉ thị số 17/CT-UBND ngày 16/7/2014 của UBND tỉnh về một số biện pháp chấn chỉnh tình trạng lạm dụng yêu cầu nộp bản sao có chứng thực đối với giấy tờ, văn bản khi thực hiện thủ tục hành chính trên địa bàn tỉnh.

Thứ tư, tăng cường kiểm tra việc thực hiện Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ và Chỉ thị số 17/CT-UBND ngày 16/7/2014 của UBND tỉnh tại đơn vị, địa phương để kịp thời phát hiện, chấn chỉnh tình trạng lạm dụng yêu cầu nộp bản sao từ sổ gốc và bản sao có chứng thực.
Việc chấn chỉnh tình trạng lạm dụng yêu cầu bản sao chứng thực được kỳ vọng sẽ góp phần giảm tải thủ tục, tiết kiệm chi phí xã hội và nâng cao chất lượng phục vụ người dân trên địa bàn tỉnh Hà Tĩnh.
Xem chi tiết văn bản tại file đính kèm./.