Sở Nội vụ Hà Tĩnh vừa có văn bản 07/HD-SNV hướng dẫn các xã, phường triển khai quy trình tổ chức bầu trưởng thôn, tổ trưởng tổ dân phố nhiệm kỳ 2026-2031, bảo đảm dân chủ, công khai, minh bạch, đúng quy định pháp luật và phát huy quyền làm chủ trực tiếp của Nhân dân ở cộng đồng dân cư.

Hướng dẫn được xây dựng trên cơ sở Luật Thực hiện dân chủ ở cơ sở; Nghị định số 59/2023/NĐ-CP của Chính phủ; Nghị định số 185/2026/NĐ-CP quy định về tổ chức, hoạt động của thôn, tổ dân phố và chế độ, chính sách đối với người hoạt động không chuyên trách ở thôn, tổ dân phố; đồng thời thực hiện chỉ đạo của UBND tỉnh Hà Tĩnh về công tác bầu trưởng thôn, tổ trưởng tổ dân phố.

Bảo đảm dân chủ, công khai, minh bạch

Theo hướng dẫn, việc bầu trưởng thôn, tổ trưởng tổ dân phố phải bảo đảm sự lãnh đạo của cấp ủy Đảng, sự quản lý của chính quyền; phát huy vai trò của Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, các tổ chức chính trị - xã hội cấp xã và quyền làm chủ trực tiếp của Nhân dân. Quy trình nhân sự phải được thực hiện chặt chẽ, dân chủ, công khai, minh bạch; không áp đặt, bè phái, cục bộ; không để xảy ra vận động trái quy định hoặc gây chia rẽ trong cộng đồng dân cư. Người trúng cử trưởng thôn, tổ trưởng tổ dân phố phải nhận được trên 50% tổng số đại diện hộ gia đình trong thôn, tổ dân phố tán thành và được UBND cấp xã ban hành quyết định công nhận theo quy định.

Chủ tịch UBND cấp xã quyết định tổ chức bầu cử chậm nhất 20 ngày trước ngày họp

Sở Nội vụ quy định cụ thể các bước chuẩn bị cho cuộc bầu cử. Theo đó, chậm nhất 20 ngày trước ngày tổ chức cuộc họp cộng đồng dân cư, Chủ tịch UBND cấp xã phải ban hành quyết định tổ chức bầu trưởng thôn, tổ trưởng tổ dân phố; đồng thời phối hợp với Ban Thường trực Ủy ban MTTQ Việt Nam cùng cấp xây dựng kế hoạch, hướng dẫn nghiệp vụ và tổ chức triển khai. Chậm nhất 10 ngày trước ngày bầu, Chủ tịch UBND cấp xã ban hành quyết định thành lập Tổ bầu cử sau khi thống nhất với Ủy ban MTTQ Việt Nam cấp xã.

Tổ bầu cử do đại diện Ban Công tác Mặt trận ở thôn, tổ dân phố làm Tổ trưởng; thành viên gồm đại diện các tổ chức đoàn thể, chính trị - xã hội và đại diện hộ gia đình. Người ứng cử trưởng thôn, tổ trưởng tổ dân phố không được tham gia Tổ bầu cử. Quyết định thành lập Tổ bầu cử phải được thông báo đến Nhân dân, niêm yết tại nhà văn hóa, nhà sinh hoạt cộng đồng và thông báo bằng hình thức phù hợp chậm nhất 7 ngày trước ngày bầu cử.

Mỗi hộ gia đình có một đại diện tham gia biểu quyết

Mỗi hộ gia đình được xác định một đại diện tham gia cuộc họp, thảo luận và biểu quyết. Đại diện hộ gia đình phải là người có năng lực hành vi dân sự đầy đủ, có khả năng đại diện cho các thành viên trong hộ. Danh sách hộ gia đình phải thể hiện các thông tin cơ bản về chủ hộ hoặc người đại diện, địa chỉ cư trú và được rà soát, đối chiếu với dữ liệu cư trú để bảo đảm chính xác.

Đối với công tác nhân sự, Trưởng ban Công tác Mặt trận ở thôn, tổ dân phố tổ chức họp dự kiến danh sách người ứng cử, báo cáo cấp ủy chi bộ để thống nhất giới thiệu ít nhất một người ra ứng cử. Sau khi có ý kiến của chi ủy, Ban Công tác Mặt trận tổ chức họp quyết định danh sách chính thức người ứng cử. Biên bản cuộc họp phải được gửi UBND cấp xã chậm nhất 15 ngày trước ngày tổ chức cuộc họp cộng đồng dân cư.

Có thể lựa chọn hình thức giơ tay hoặc bỏ phiếu kín

Tổ bầu cử có trách nhiệm triệu tập, chủ trì cuộc họp cộng đồng dân cư. Thông tin về cuộc họp phải được thông báo đến thành phần tham dự ít nhất 2 ngày trước khi tổ chức, thông qua giấy mời, thông báo trực tiếp, hệ thống truyền thanh, điện thoại, ứng dụng mạng xã hội hợp pháp hoặc niêm yết công khai tại các điểm sinh hoạt cộng đồng.

Các tài liệu phục vụ cuộc họp gồm quyết định tổ chức bầu cử, quyết định thành lập Tổ bầu cử, danh sách hộ gia đình, danh sách người ứng cử, tóm tắt tiểu sử và quá trình công tác của người ứng cử, phiếu bầu nếu bỏ phiếu kín cùng các loại biên bản liên quan.

Tại cuộc họp, sau khi công bố các thông tin liên quan và giới thiệu danh sách chính thức người ứng cử, đại diện các hộ gia đình được thảo luận, tự ứng cử hoặc đề cử người đủ tiêu chuẩn, điều kiện tham gia bầu. Việc lựa chọn hình thức biểu quyết bằng giơ tay hoặc bỏ phiếu kín do đại diện hộ gia đình tham dự cuộc họp biểu quyết quyết định. Phương án được lựa chọn khi có trên 50% đại diện hộ gia đình tham dự đồng ý. Trường hợp biểu quyết bằng giơ tay, kết quả được kiểm đếm ngay tại cuộc họp, công khai trước Nhân dân và ghi vào biên bản. Nếu bỏ phiếu kín, cuộc họp thành lập Ban kiểm phiếu từ 3 đến 5 người. Quá trình kiểm phiếu có đại diện hộ gia đình tham dự chứng kiến và kết quả được công bố công khai tại cuộc họp. Dù thực hiện theo hình thức nào, người trúng cử đều phải đạt trên 50% tổng số đại diện hộ gia đình trong toàn thôn, tổ dân phố tán thành.

Công nhận kết quả trong 5 ngày làm việc

Trường hợp xác định được người trúng cử, người trúng cử ra mắt tại cuộc họp. Hồ sơ, quyết định được cộng đồng dân cư biểu quyết thông qua phải được hoàn thiện, gửi UBND cấp xã và Ủy ban MTTQ Việt Nam cấp xã chậm nhất 5 ngày làm việc kể từ ngày kết thúc cuộc họp. Nếu không xác định được người trúng cử, lý do phải được ghi rõ trong biên bản để báo cáo UBND cấp xã xem xét, quyết định tổ chức bầu lại.

Trong thời hạn 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận được quyết định đã được cộng đồng dân cư biểu quyết thông qua, UBND cấp xã xem xét, ban hành quyết định công nhận người trúng cử hoặc quyết định bầu lại. Trường hợp không ban hành quyết định công nhận hoặc quyết định bầu lại phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do.

Trưởng thôn, tổ trưởng tổ dân phố chính thức hoạt động sau khi có quyết định công nhận của UBND cấp xã.

Hoàn thành bầu cử, báo cáo trước ngày 5/12/2026

Sở Nội vụ đề nghị Ban Thường vụ Đảng ủy cấp xã lãnh đạo toàn diện công tác chuẩn bị nhân sự; phân công cấp ủy viên phụ trách địa bàn để theo dõi, hướng dẫn, kiểm tra và kịp thời xử lý những khó khăn, vướng mắc phát sinh.

UBND các xã, phường chịu trách nhiệm chủ trì tổ chức bầu cử; chuẩn bị đầy đủ cơ sở vật chất, tài liệu, phiếu bầu, hòm phiếu; bảo đảm an ninh, trật tự, an toàn; phối hợp với cấp ủy, MTTQ Việt Nam cùng cấp trong công tác nhân sự, tuyên truyền, vận động Nhân dân và xử lý các tình huống phát sinh.

Ủy ban MTTQ Việt Nam cấp xã có trách nhiệm phối hợp xây dựng kế hoạch, hướng dẫn và giám sát quá trình tổ chức bầu cử; tuyên truyền, vận động Nhân dân tham gia đầy đủ, trách nhiệm, phát huy quyền làm chủ trong lựa chọn người có đủ tiêu chuẩn, uy tín làm trưởng thôn, tổ trưởng tổ dân phố.

Theo yêu cầu của Sở Nội vụ, UBND các xã, phường phải hoàn thành công tác tổ chức bầu cử và báo cáo kết quả về Sở Nội vụ trước ngày 5/12/2026. Những khó khăn, vướng mắc phát sinh trong quá trình triển khai cần được phản ánh kịp thời để được hướng dẫn hoặc báo cáo UBND tỉnh xem xét, chỉ đạo.

Xem chi tiết toàn bộ nội dung hướng dẫn tại file đính kèm./.