Theo ước tính, mỗi năm cả nước có khoảng 8 triệu hồ sơ công chứng. Việc triển khai công chứng điện tử không chỉ góp phần tiết kiệm hàng trăm tỷ đồng chi phí lưu trữ, xử lý giấy tờ mà còn là bước tiến quan trọng trong quá trình chuyển đổi số lĩnh vực tư pháp – pháp lý.

Ngày 19/9/2025, tại Hà Nội, Trung tâm Chứng thực điện tử quốc gia (NEAC) – Bộ Khoa học và Công nghệ phối hợp với Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam tổ chức Hội thảo “Vai trò của chữ ký số và dịch vụ tin cậy trong công chứng điện tử”.

Hội thảo là diễn đàn để cơ quan quản lý, hiệp hội nghề nghiệp, công chứng viên và các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ tin cậy trao đổi, chia sẻ kinh nghiệm, cùng thúc đẩy ứng dụng công nghệ số trong hoạt động công chứng. Đây cũng là bước chuẩn bị quan trọng trước khi Luật Công chứng (sửa đổi) có hiệu lực từ ngày 1/7/2025.

Bà Tô Thị Thu Hương, Giám đốc NEAC phát biểu khai mạc Hội thảo.

Phát biểu khai mạc, bà Tô Thị Thu Hương – Giám đốc NEAC nhấn mạnh: “Trong kỷ nguyên dữ liệu và giao dịch số, niềm tin số là điều kiện tiên quyết. Chữ ký số và các dịch vụ tin cậy không chỉ là công cụ kỹ thuật mà còn là nền tảng đảm bảo tính an toàn, xác thực, toàn vẹn của các giao dịch điện tử – yếu tố định hình kinh tế số, chính phủ số và xã hội số.”

Hội thảo diễn ra trong bối cảnh Nghị định số 23/2025/NĐ-CP về chữ ký điện tử và dịch vụ tin cậy vừa được Chính phủ ban hành, tạo hành lang pháp lý toàn diện cho các dịch vụ như: chứng thực chữ ký số, chứng thực thông điệp dữ liệu, cấp dấu thời gian, gửi – nhận dữ liệu bảo đảm… Đây là cơ sở pháp lý giúp văn bản công chứng điện tử có giá trị tương đương với văn bản giấy.

Tại hội thảo, bà Nguyễn Thị Thơ – Phó Chủ tịch điều hành Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam khẳng định: “Việc phối hợp giữa NEAC và Hiệp hội là cần thiết để công chứng điện tử đi vào thực tiễn. Hiệp hội sẽ đồng hành trong tuyên truyền, đào tạo, hướng dẫn công chứng viên tiếp cận công nghệ mới, bảo đảm chất lượng dịch vụ và quyền lợi hợp pháp của người dân.”

Chữ ký số và dịch vụ tin cậy – nền móng cho công chứng điện tử

Đại diện NEAC đã phân tích các khái niệm và giá trị pháp lý của chữ ký số và dịch vụ tin cậy, khẳng định đây là nền tảng cốt lõi bảo đảm tính xác thực, toàn vẹn và chống chối bỏ trong giao dịch điện tử.

Theo Luật Giao dịch điện tử năm 2023, chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương với chữ ký tay; còn Luật Công chứng năm 2024 quy định văn bản công chứng điện tử có hiệu lực kể từ thời điểm được ký bằng chữ ký số của công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng.

Ba loại hình dịch vụ tin cậy được Luật Giao dịch điện tử quy định gồm:

1. Dịch vụ cấp dấu thời gian,

2. Dịch vụ chứng thực thông điệp dữ liệu (lưu trữ, xác nhận tính toàn vẹn),

3. Dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng.

Nghị định 23/2025/NĐ-CP cũng quy định chi tiết điều kiện về nhân lực, kỹ thuật, tài chính đối với doanh nghiệp cung cấp dịch vụ tin cậy – yếu tố quan trọng giúp công chứng điện tử được vận hành an toàn và minh bạch.

Lợi ích thiết thực của công chứng điện tử

Các đại biểu tại hội thảo thống nhất rằng công chứng điện tử mang lại nhiều lợi ích rõ rệt:

• Tiết kiệm thời gian, chi phí: Người dân có thể công chứng một số loại văn bản trực tuyến, hồ sơ được xử lý nhanh chóng, văn bản công chứng điện tử được cấp gần như ngay lập tức.

• Tăng tính an toàn, minh bạch: Mỗi văn bản công chứng điện tử đều kèm chữ ký số và dấu thời gian, có thể kiểm tra trực tuyến, hạn chế tối đa nguy cơ giả mạo hoặc thất lạc.

• Liên thông dịch vụ công: Văn bản công chứng điện tử có thể được sử dụng trực tiếp trong các thủ tục đăng ký kinh doanh, giao dịch ngân hàng, bất động sản... mà không cần bản giấy, giảm trùng lặp, tiết kiệm nguồn lực xã hội.

Với khối lượng khoảng 8 triệu hồ sơ công chứng/năm, việc triển khai công chứng điện tử ước tính có thể giúp xã hội tiết kiệm hàng trăm tỷ đồng chi phí mỗi năm.

BBT